Unser #WirVsVirus-Projekt: Chatbot UDO

WeVsVirus

Als stolzer Venture Partner des #WirVsVirus Solution Builder, dem Umsetzungsprogramm des #WirVsVirus Hackathon der Bundesregierung, unterstützen wir mit unserer Digitalexpertise die Teams dabei, ihre Ideen und Lösungsansätze vom Prototyp bis zum fertigen Produkt zu entwickeln. Vor allem unsere beiden UI/UX-Expertinnen Ramona Rapp und Jana Große haben die letzten Wochen tatkräftig zur Umsetzung einer Hackathon-Idee beigetragen: Chatbot UDO, der Arbeitgeber einfach und schnell durch den Antragsprozess von Kurzarbeit führt und hilft, das notwendige Formular für die Bundesagentur für Arbeit auszufüllen.

Team UDO

Der #WirVsVirus-Hackathon liegt ja schon ein paar Monate zurück – wo seid ihr ins Spiel gekommen?

Eines der Projektteams des #WirVsVirus Solution Builder Programms hat in den Wochen seit dem Hackathon ein digitales Produkt im Conversational Design gebaut, das um einen neuen Ansatz für die UI (User Interface) erweitert werden musste. Das Team besaß Kompetenzen in den Bereichen Entwicklung, Fachlichkeit und Marketing. Was noch fehlte, waren UX- (User Experience) und UI-Expertise – das war unser Einsatz!

Was ist die Grundidee des Projektes?

Es geht um UDO, den freundlichen Chatbot, der Unternehmen Schritt für Schritt bei der Befüllung der Antragsformulare für Kurzarbeitergeld hilft.

Insgesamt müssen drei Formulare eingereicht werden: 101, 107 und 108. Nr. 101 war zu unserem Einstieg bereits unter https://kurzarbeit-einfach.de/ live. Da dieses Formular über UDO sehr erfolgreich genutzt wurde, sollten auch die beiden anderen umgesetzt werden. In Formular 108 müssen monatlich alle Mitarbeiter mit ihren Abrechnungsdaten in eine Tabelle eingetragen werden – da kommt das Conversational Design von UDO schnell an seine Grenzen.

Was habt ihr konkret gemacht?

Wir haben bei Fragen zu UX, UI und Research unterstützt und eine Lösung für das komplexe Formular 108 gefunden, welches sich nicht (ausschließlich) mit einem Chatformat abbilden lässt. Dafür haben wir uns fachlich tief in das Thema eingearbeitet und eine prototypische Persona und deren Journey durch den gesamten Beantragungsprozess für Kurzarbeitergeld erstellt. Auf dieser Basis fand eine Ideation mit dem Team statt und der Prototyp wurde erstellt.

UDO muss natürlich auch im Zusammenspiel mit den anderen Formularen übersichtlich funktionieren, damit der Nutzer an dem Punkt des Kurzarbeitsprozesses, an dem er sich gerade befindet, die relevanten Informationen erhält.

Wo lag der Fokus bei diesem Projekt?

Die Produktentwicklung von UDO musste maßgeblich beschleunigt werden, damit die Unternehmen, die JETZT vor der Herausforderung der Antragsstellung stehen, schnellstmöglich Hilfe bekommen. Für eine ausführliche Research- oder Strategiephase blieb keine Zeit, wir sind sofort in die operative Arbeit eingetaucht.

Dafür war ein gewisses Maß an Pragmatismus gefragt. Unsere Strategie war, auf Bestehendem aufzubauen und Tools zu nutzen, mit denen schnell kollaborativ Ergebnisse geschaffen werden können: Mural als virtuelles Whiteboard, Figma als Design- und Prototyping Tool und Slack für den täglichen Austausch mit dem Team.

UDO

Wie hat sich das Arbeiten in der Corona-Krise verändert?

Im Home-Office kann man ohne Hintergrundrauschen sehr konzentriert und effektiv arbeiten – Voraussetzung dafür ist aber ein guter Austausch mit den Kollegen. Für uns hat das dank täglicher Videocalls und verschiedener Tools und Methoden sehr gut funktioniert.

Figma hat sich beispielsweise für die interaktive Zusammenarbeit bewährt: Dort haben wir das UX/UI-Konzept gestaltet, den Prototyp präsentiert und den Entwicklern unkompliziert das Projekt übergeben. Daneben haben wir bekannte Methoden auf die Remote-Zusammenarbeit angepasst: Die Design Studio Challenge ließ sich virtuell perfekt über Mural abbilden.

Habt ihr aus dieser besonderen Arbeitssituation etwas mitgenommen, das künftig hilfreich sein kann?

Die Offenheit gegenüber neuen Tools und Methoden! Ich kann am Ende nur so schnell und unkompliziert arbeiten und dabei kreativ sein, wie es mir mein Tool oder meine Arbeitsmethode erlaubt.

Wir haben uns darauf eingelassen und waren alle überrascht und begeistert über die Ergebnisse und persönlichen Learnings, die wir mitgenommen haben – jeder für sich, aber auch als Team.

Stichwort begeistert, was hat euch besonders gut gefallen?

Auf jeden Fall die Arbeit an einem so relevanten und innovativen Produkt mit einem interdisziplinären Team. Es fühlte sich zu keinem Zeitpunkt an wie eine Kunden-Dienstleisterbeziehung, sondern wir haben gemeinsam ein Ziel verfolgt und jeder hat mit seiner Expertise dazu beigetragen, UDO schnellstmöglich weiterzuentwickeln und den Menschen in der Krise zu helfen.

Die Atmosphäre war sehr positiv und die Dankbarkeit und Begeisterungsfähigkeit des Teams hat uns beflügelt.

Ist eure Arbeit mit UDO hiermit abgeschlossen?

Aktuell befinden sich die Arbeitsergebnisse in der Umsetzung und sind bald live unter www.kurzarbeit-einfach.de zu sehen. Ab und zu wird noch mal ein Blick in den aktuellen Stand geworfen, aus Neugier auf das Endergebnis und zur Unterstützung bei eventuellen Fragen.

Wir sind sehr gespannt, wie sich unser UX/UI-Konzept in der realen Nutzung anfühlt und hoffen, dass wir einen erheblichen Beitrag zur Verbesserung von UDO leisten konnten.

Was wünscht ihr UDO für die Zukunft?

In erster Linie natürlich, dass UDO viele Menschen unterstützt, unkompliziert Kurzarbeitergeld für ihre Mitarbeiter zu beantragen. Darüber hinaus, dass UDO als Denkanstoß wirkt. Denn an UDO zeigt sich, wie schnell und einfach es ist, mit einer Handvoll kluger Köpfe bürokratische Mauern einzureißen und smarte digitale Produkte und Services auf die Beine zu stellen, die das Leben vereinfachen.