Wie man eine Konferenz mit 1.000 Teilnehmern ins Netz verlagert

Philipp Roth machte schon Social, als wir uns alle noch über Myspace-Profile gestalkt haben. Als Blogger, Berater, Netzwerker und seit mehreren Jahren als Social Teamlead bei Ray Sono. Zweimal im Jahr organisiert er mit RisingMedia die #AFBMC, eine der größten Social Media Marketing-Konferenzen Deutschlands. Neun Tage vor Konferenz-Start in München traf der Corona-Schock das Land. Kontaktverbot, Shutdown, nichts ging mehr. Und trotzdem fand die 1.000-Teilnehmer starke AllFacebook statt. Philipp erklärt uns, wie man so etwas macht.

Philipp RothWie war der Moment, als Ihr erfahren habt: Die AllFacebook wird „in echt" nicht stattfinden?

Das war schon hart. Es war Montag. Am Mittwoch der Folgewoche sollte es losgehen. Alles war vorbereitet. Catering gebucht. Vieles war schon durch Corona angepasst. Konferenz mit Sicherheitsabstand und Desinfektionsmittel für jeden Teilnehmer. Natürlich hatten wir das Thema auf dem Schirm. Doch dann kam das komplette Aus für Vorort.

Wir waren uns sehr schnell einig: Komplett absagen ist keine Option. Wir treffen uns in München etwas später und die Konferenz findet wie geplant statt.

Und das musste Euer Team dann organisieren. Wie lief das?

Jeder hat sofort das übernommen, was er am besten kann. Es wäre die 20ste Konferenz gewesen, inzwischen weiß jeder genau, was seine Rolle ist. So ein großes Vorort-Event zu verschieben ist sehr viel Aufwand. Nebenher noch ein virtuelles Event zu organisieren und alle Teilnehmer auf dem aktuellen Stand zu halten noch mehr Aufwand. Wir haben sonst etwa 4-6 Monate für die Organisation von Technik, Ablauf, Speaker und Setup. In diesem Fall lag all das in etwa einer Woche.

Welche Erfahrungen habt Ihr dabei gemacht?

Entscheidungen müssen sehr schnell und final gefällt werden. Wenn du dich in so kurzer Zeit für eine digitale Konferenzsoftware entscheidest, dann hast du diese eben. Und dann bist du auch happy damit. Entscheiden, schnell zu einer Lösung kommen, weitermachen. Diese Einstellung hat uns am Ende ans Ziel gebracht.

Und dann haben wir gespürt, wie offen und flexibel die Menschen für die Remote-Welt sind. Wir mussten natürlich das Programm verschlanken. Manche Speaker waren plötzlich selbst im Krisenmodus, am Homeofficeplanen und Kinderbetreuen. Für die Teilnehmer galt dasselbe. Trotzdem gab es am Ende zwei digitale Bühnen, die meisten Speaker haben zum ersten Mal einen virtuellen Talk gemacht und ein großer Teil der Teilnehmer war live dabei.

Konferenzstart aus den Homeoffices. Wie war das?

Spannend. Wir hatten unsere Wohnzimmer in kleine Studios verwandelt. Branding über einfache Poster und sehr schmales Tech-Setup. Am wichtigsten ist gutes Licht, guter Ton, stabiles Netz und eine minimal bessere Kamera als im Laptop, dann läuft das schon. Wir waren noch sehr am Anfang der Corona-Welle, darum konnten und mussten wir uns ein bisschen Improvisation leisten. Jeder Tag mehr hätte uns ein noch besseres Setup erlaubt, da sind wir ja selbst Nerds.

Ich glaube, dass wir sehr schnell eine deutliche Professionalisierung der Remote-Konferenzen sehen werden. Wer jetzt ein Remote-Format plant und mehr Zeit hat, kann das alles richtig cool aufsetzen.

Die größte Challenge war das Networking. Die AllFacebook ist ja wie so ein kleines Klassentreffen und es gibt viel Zeit und Raum, um sich über den Weg zu laufen. Das ging jetzt nicht mehr und wir haben versucht, für Ersatz zu sorgen. Im Chat ist viel passiert. Außerdem hatten wir eine Art Chat-Roulette für die Pausen, das willkürlich Leute verschaltet.

Kann eine Remote-Konferenz trotzdem die Real Life Version ersetzen?

Ja, bedingt. Ich denke, der Wissenstransfer – ich sehe spannende Vorträge von coolen Leuten und nehme etwas mit nach Hause – funktioniert remote gut. Und ich denke, solche Formate werden jetzt, während und nach Corona, an Bedeutung und Akzeptanz gewinnen. Der persönliche Kontakt, das Networking, ist da schon eine andere Nummer.

Berätst du deine Kunden bei Ray Sono dahingehend jetzt schon anders? Mit der Erfahrung der ersten virtuellen AllFacebook im Rücken?

Das ergibt sich ganz von selbst. Viele Kunden stellen jetzt fest: Es ist nicht nötig, für jedes Meeting, für jede Fortbildung die eigenen Mitarbeiter, um den Globus zu schicken. Das entspricht ohnehin unserem pragmatischen Selbstverständnis von digitaler Arbeit. Darauf können wir mit unserer Ray-Infrastruktur gut aufsetzen und entsprechende Formate der Zusammenarbeit anbieten.

Und auch, dass gerade jeder sein eigenes Ökosystem mit neuem Blick betrachtet, ist erstmal gut und richtig: Welche digitalen Möglichkeiten habe ich mit meinen Produkten? Wo liegt Potential? Nutze ich meine Channels richtig? Auf diese Fragen haben wir Antworten zu bieten. Und die geben wir gern.  

Und jetzt noch ganz konkret: Deine Tipps für meine nächste Remote-Konferenz?

Okay, wollen wir mal sehen.

  • Mehr Smalltalk einplanen. Digital fehlt sonst der „Connect“ ein bisschen.
  • Sprich einzelne Personen direkt an und nicht in den Raum hinein. Sagt explizit, was zu tun ist.
  • Größere Schrift und weniger Text in PowerPoints. Lässt sich sonst bei schlechter Verbindung nicht mehr lesen. Auf Animation, Video oder Ton aus genau diesem Grund ganz verzichten.
  • Schaff eine schöne und professionelle Atmosphäre. Yes it is homeoffice, niemand verurteilt Dich ... es macht aber dennoch einen Eindruck auf die Zuschauer ...   
  • Licht: Such Dir den hellsten Ort im (Home)Office. Alle Lichter anschalten, volles Programm. Indirektes Licht sieht schöner aus.
  • Mikro: Wenn Du tippen musst, ist ein Headset wichtig. Ansonsten geht es zur Not auch über den Laptop. Drahtlose Kopfhörer (z.B. EarPods) sind tatsächlich ganz gut für sowas. Haben keine Kabel und keine Rückkopplung.
  • Überleg Dir, ob Du nicht lieber stehen willst. Hat automatisch mehr Körpersprache und ein komplett anderes Auftreten. Vor allem beim Präsentieren. Aber Achtung: Dann musst Du auch eine Hose anziehen.
  • Zu guter Letzt: Wenn Kinder durchs Bild laufen, denkt einfach an diesen Mann.

Die eigene Welt in eine Remote-Welt verwandeln? Für persönliche Tipps und Hilfe, ist Philipp jederzeit unter philipp.roth@raysono.com erreichbar. Und bei allen anderen Fragen zu den Themen Social Media Kommunikation oder Kindererziehung im Homeoffice unterstützt er natürlich auch.

Über die AllFacebook Marketing Conference

Die AllFacebook Marketing Conference ist die größte Social Media Marketing Konferenz-Reihe in Deutschland. Zweimal im Jahr organisiert er mit RisingMedia (Besitzer AllFacebook.de) die #AFBMC. Die Konferenz bringt in Berlin und München jeweils über 1.000 Digitalexperten, Entscheider und Macher aus Konzernen, Unternehmen und Agenturen zum Wissensaustausch zusammen.