Vorstandsassistenz (all genders)

Beginn: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Vertrag: Festanstellung, Voll- oder Teilzeit (mind. 32h/Woche)
Ort: München, Berlin (hybrid)

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Deine Aufgaben bei uns

 

Als Vorstandsassistenz (all genders) unterstützt du eines unserer Vorstandsmitglieder im Tagesgeschäft. Das bedeutet konkret:

  • Du bist für die inhaltliche und organisatorische Terminkoordination der von dir betreuten Vorstandsmitglieder verantwortlich und achtest auf die adäquate Priorisierung der Anfragen.
  • Du bist erste und zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen an dein Vorstandsmitglied, achtest auf die adäquate Priorisierung, und übernimmst, soweit sinnvoll und möglich, die eigenständige Klärung der Themen.
  • Du bist gemeinsam mit deinem Team für die Organisation der zentralen Management Meetings des Vorstandes und der Gesamtmanagementrunde verantwortlich und sorgst für die Vor- und Nachbereitung dieser Meetings und Events.
  • Du unterstützt die Erstellung und Aufbereitung von internen und externen Präsentationen.
  • In Zusammenarbeit mit dem Marketing und Vertrieb unterstützt du bei der Pflege unseres CRM-Systems.
  • Als Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen Teams und der Geschäftsführung bist du zentraler Ansprechpartner (all genders), fasst offene Themen proaktiv nach und begeisterst deine Kolleginnen und Kollegen durch deine Positivität und Verbindlichkeit.
  • Du koordinierst interne Regelformate und Informationsveranstaltungen, wie z.B. unser Weekly für den Wissenstransfer unter den Rays.
  • Du bist verantwortlich für kleinere, interne Projekte sowie deren termingerechte Umsetzung.
  • Du unterstützt und entlastest den Vorstand im Bedarfsfall auch als Personal Assistant.

Darum du

Bring ein, was dich ausmacht – was dabei sein sollte:

  • Du hast fundierte Erfahrung als Assistenz/Personal Assistant (all genders).
  • Du arbeitest selbstständig und Proaktivität zeichnet dich aus.
  • Du verfügst über starke Multitasking- sowie organisatorische Fähigkeiten.
  • Qualität, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion haben für dich oberste Priorität.
  • Du hast ein ausgeglichenes kommunikatives Auftreten und ein gutes Gespür für dein Gegenüber.
  • Du bist gut darin, verständliche und empathische Texte zu formulieren.
  • Du hast sehr gute Kenntnisse in MS Office (v.a. Outlook, PowerPoint, Excel).
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind zwingend notwendig.

Darum wir

  • Teamwork | Allein ist man stark, gemeinsam aber unschlagbar! Bei uns geht nichts über Teamwork, ein gutes Arbeitsklima und kurze Kommunikationswege auf Augenhöhe. Es erwartet dich ein Team aus tollen Persönlichkeiten, das sich gegenseitig unterstützt und vertritt und gern zusammen feiert. Ein intensives Onboarding und für dich passende Weiterbildungen sind selbstverständlich.
  • Arbeitsort | Unsere schöne Kartonagenfabrik am Kapuzinerplatz in München und der avantgardistische Lobe Block in Berlin sind gut mit deinem JobRad zu erreichen. Die freie Wahl, ob Mac oder PC und der von Dir benötigten Ausstattung für ein optimales Arbeiten sind selbstverständlich.
  • Work Life Balance | Wir bieten Dir einen fairen Überstundenausgleich ab der ersten Minute, flexible Arbeitszeiten, Sabbaticals, Sonder- oder Bildungsurlaub und das Arbeiten an schönen Orten (z.B. Workation im europäischen Ausland).
  • Werde Teil unserer Kultur | Ob Torschützenkönig*in bei den „RasenMayors“, die schönste Choreografie bei den „RollingRays“ oder als neues Gesangstalent bei „RayC/DC“, unserer Band, du findest sicherlich Gleichgesinnte. Bringe dich zusätzlich gerne bei einem unserer Pro-bono-Projekte („Ray Helps“) mit ein und hilf z.B. der Tabaluga Kinderstiftung.

Mehr dazu hier

Klingt gut? Dann lass uns gerne ins Gespräch kommen!

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Bettina Kurz
Human Relations
München